داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده می کنیم؟

داشبورد در اکسل

داشبورد چیست و چرا از اکسل برای ساخت داشبورد استفاده می کنیم؟

قبل از این که وارد مقوله معرفی داشبورد اکسل شویم و مزایای ساخت داشبورد اکسل را بیان کنیم بهتر است ابتدا با هوش تجاری (business intelligence) یا به اختصار BI  به عنوان مفهومی کلی تر از داشبورد آشنا شویم. ابزارهای BI به شما اجازه می‌دهند داده های خام را به دانشی عملی و کاربردی تبدیل کنید.

از مزایای BI می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1-شناسایی مواردی که با کنترل آن‌ها میتوان هزینه‌های شرکت را کاهش داد

2- شناسایی فرصت‌های جدید

3- تشخیص تغییرات در محیط کسب و کار (منطقه‌ای، استانی، ملی و بین‌المللی)

4- شناسایی ناهنجاری‌های داده‌ای

5- ساخت گزارشات کاربردی و در دسترس

مخاطبان اصلی مفهوم هوش تجاری (BI) مدیران شرکت در رده‌های مختلف هستند که علاقمند به تبدیل داده‌های خام به دانش مفید و کاربردی هستند. از آنجایی که در دنیای دیجیتال هر روز بر حجم داده‌های تولید افزوده می‌شود، لزوم تبدیل داده‌های خام به اطلاعات کاربردی باعث شده تا شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری به سرعت بر روی این مقوله تمرکز کنند.

داشبورد ها مکانیسم ایده آلی برای ارائه اطلاعات هدفمند در قالب گرافیکی و کاربرپسند هستند. در کنار مدل‌های کسب و کار مبتنی بر ساخت نرم‌افزار، شرکت‌هایی در حال ظهور هستند که با دانش BI و اطلاعاتی که از شرکتهای مختلف کسب می‌کنند به شرکت‌های مختلف مشاوره می‌دهند و به آن‌ها در محیط رقابتی کسب و کار کمک می‌کنند. حتی شرکت‌های سنتی ارائه‌دهنده خدمات مانند Business object و SAP راه‌حل های جدید خود در زمینه BI را در فرمت داشبوردهای مختلف ارائه می‌کنند.

داشبورد اکسل و هوش تجاری

 

چند دلیل مهم برای استفاده از اکسل به عنوان پلتفرم برای ساخت داشبورد و گزارش های وجود دارد:

1- آشنایی با اکسل: اکثر افرادی سازمان‌ها با اکسل کار کرده‌اند و با آن آشنا هستند. کارمندان ممکن است هر روز گزارش‌های مختلفی در قالب فایل اکسل برای مدیران خود ارسال کنند و به کار کردن با اکسل اطمینان داشته باشند. با استفاده از داشبورد اکسل کارمندان شما وقت کمتری برای یادگیری کار با داشبورد اکسل نیاز دارند، پس می‌توانند زمان بیشتری برای کار با داده‌ها داشته باشند.

2- انعطاف‌پذیری اکسل: در اکثر داشبوردهای ساخته شده ایجاد تغییر یا تحلیل برخی از داده‌ها پیش‌بینی نشده است و اگر بخواهید ویژگی جدیدی به داشبورد اضافه کنید نیازمند دریافت پشتیبانی ار شرکت سازنده هستید. اما داشبورد اکسل ویژگی‌هایی مانند پیوت تیبل، ساخت لیست‌های کشویی، ابزارهای قدرتمند پاور پیوت، پاورکوئری، پاور ویو و کنترل‌های تعاملی مانند text box و check box، فرم‌ها و … را در اختیار شما قرار می‌دهد و باعت انعطاف‌پذیری در داشبوردهای شما می‌شود. از آنجایی که اکسل شامل صفحه‌های کاری (worksheet) مختلف می‌باشد، کابر می‌تواند تحلیل‌های مورد نیاز خود را به داشبورد اکسل اضافه کند.

3- توسعه سریع: اگر شما می‌خواهید داشبورد خود را بسازید و از نظر زمانی و منابع محدودیت دارید، داشبورد اکسل یک پیشنهاد بسیار خوب است. با اکسل شما به سرعت می‌توانید داشبوردهای خود را تهیه کنید و با تغییر نیازهای خود به راحتی می‌توانید آن را تغییر دهید.

4- اتصال به پایگاه‌های داده مختلف و اتوماتیک کردن فرایندها: اکسل یک نرم‌افزار اسباب‌بازی نیست که برخی از مدیران IT می‌سازند. اکسل با استفاده از زبان برنامه‌نویسی بومی و مدل شیء‌گرا قوی خود می‌تواند بسیاری از فرایندها را به صورت خودکار انجام دهد و در ضمن به پایگاه‌های داده بسیار متنوعی متصل شود. با استفاده از برخی تکنیک‌های پیشرفته، داشبورد اکسل شما می‌تواند به صورت کاملا اتوماتیک اجرا شود.

5- کم هزینه بودن: (در ایران تقریبا رایگان) همه ما صاحبان شرکت‌های چندین میلیارد تومانی نیستیم که بتوانیم راهکارهای گزارش‌گیری سازمانی خریداری نماییم. اکثر شرکت‌ها علاوه‌بر محدودیت در خرید داشبوردهای گران، برای خرید کامیپوترها و سرورهای جدید محدودیت دارند. از این رو داشبورد اکسل بهترین و کاراترین راه حل ممکن برای شرکت‌ها برای ساخت گزارشات بدون مواجه با پیچیدگی‌های معمول پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی است.

درباره نویسنده